Como planejar eventos virtuais para manter sua empresa em destaque

eventos virtuais
Veja dicas do que você deve considerar na hora de planejar eventos virtuais para sua empresa.
Anúncio
Samsung  campanha  Connected Living para promover conectividade de produtos  do lar

Eventos virtuais não são exatamente uma novidade. Mas essa modalidade pode ser a resposta mais imediata para lidar com as medidas de distanciamento social e quarentena tomadas por conta da pandemia da COVID-19, doença causada pelo novo coronavírus.

Em tempos que as pessoas estão praticamente confinadas em casa, saber planejar eventos virtuais pode ser a resposta para se adaptar a essa nova realidade sem precisar cancelar a agenda inteira de lançamentos, premiações, conferências e afins.

Depois que esse período passar, é provável que o número de “eventos híbridos” (que misturam atrações físicas e virtuais) e a demanda por conteúdo virtual que complemente a experiência dos eventos cresça. 

Então por que não usar esse atual contexto para aprender mais sobre como planejar eventos virtuais e ainda conseguir mais engajamento? Confira 3 grandes dicas separadas pelo Showmetech Corporate.

Estruture a programação considerando a dinâmica de eventos virtuais

Por que estou promovendo esse evento? O que eu quero fixar na minha audiência? Essas são as principais perguntas que você precisa fazer para você e sua equipe antes de começar a planejar um evento virtual

Depois de estabelecer o conceito, a proposta e a relevância do evento para o seu público, é hora de lidar com os detalhes técnicos de se planejar a programação de um evento virtual.

O primeiro ponto a se levar em consideração é o fuso horário. Pode parecer estranho se preocupar com isso, mas numa audiência virtual, dependendo da proporção do seu evento virtual, o acesso pode vir de qualquer lugar. 

Auditório de evento vazio
Na impossibilidade de promover eventos presenciais, os eventos virtuais tem ganhado popularidade.

Mesmo que sua audiência esteja concentrada no Brasil, o país usa quatro fusos (Hora de Fernando de Noronha, Hora do Brasil, Hora da Amazônia e Hora do Acre). A dica é colocar as atrações que tenham mais participação da audiência em faixas de horário em que mais pessoas estarão participando.

Outro ponto importante é incluir na programação vários intervalos, para que as pessoas comam, verifiquem o próprio trabalho e até cuidem dos filhos (que também estão passando mais tempo em casa). Estudos mostram que 90 minutos é o máximo de tempo que uma pessoa consegue participar virtualmente de qualquer coisa sem precisar de um intervalo.

Em relação ao conteúdo do evento virtual, é preciso definir se todo o material vai ser transmitido ao vivo ou se terão sessões e atrações gravadas previamente e disponibilizadas durante o evento e/ou no formato on demand. Também é possível fazer uma combinação dessas duas formas de disponibilizar conteúdo. Palestras que precisarem de interação com o público podem ser transmitidas ao vivo e outros conteúdos podem ser gravados e transmitidos com um campo de perguntas e respostas em chat, por exemplo.

Geralmente planejar a estrutura de transmissão ao vivo é mais custosa do que disponibilizar conteúdo no formato on demand. Você e sua equipe terão que ponderar os prós e contras dessas duas modalidades na hora de planejar o evento virtual.

Busque ferramentas boas e confiáveis para transmissão e interação

Quando o assunto é eventos virtuais, a tecnologia é uma parte essencial. Isso porque você vai depender de ferramentas de transmissão ao vivo e de interação para criar engajamento.

Para eventos que durem o dia todo e disponha de apenas um espaço com algumas pessoas que vão ministrar apresentações, o GoToWebminar é uma boa pedida. A plataforma traz recursos como chat, questionários e enquetes que podem ser implementados na transmissão ao vivo. Além disso, é possível fazer upload de apresentações de slide e outros conteúdos adicionais na plataforma.

Para eventos que misturem transmissão ao vivo com conteúdos gravados previamente e que tenham atrações acontecendo simultaneamente, o Online EventPro pode ser uma opção melhor. A plataforma também oferece espaços para que os patrocinadores do evento disponibilize produtos e serviços da marca. É uma plataforma que garante, também, que o evento virtual tenha um visual único e personalizado.

Outro recurso importante do Online EventPro é que é possível acessar tudo que aconteceu e foi disponibilizado no evento até um ano depois que o evento ocorreu. Todo o material fica disponível em modo on-demand, algo muito importante para clientes e patrocinadores.

Pessoa participando de eventos virtuais no notebook
Eventos virtuais exigem plataformas de transmissão e ferramentas de interação para a audiência.

Entre outras plataformas que podem ser usadas para transmitir eventos virtuais ao vivo e oferecem hospedagem de vídeo on demand estão: Livestream, IBM Cloud Video, Brightcove e K2.Live. Lembre-se que o importante é a plataforma oferecer uma boa estrutura para a transmissão e ferramentas para interagir com o público.

Tenha em mente também que independente da plataforma e das ferramentas que você escolher, problemas técnicos acontecem tanto no staff do evento virtual quanto com o público. Por isso é importante ter uma equipe disponível, seja da empresa ou da plataforma, para atendimento remoto. A pior coisa para se acontecer em eventos virtuais é as pessoas começarem a ter problemas técnicos e não terem para quem pedir ajuda.

Mantenha o engajamento

Se tem algo que sempre foi um desafio constante é prender a atenção do público, seja em eventos presenciais ou eventos virtuais. Mas no caso dos virtuais é mais difícil ainda porque seu público estará em casa, onde existem incontáveis coisas que podem se tornar distrações.

Por isso é importante pensar em maneiras para manter o engajamento nas atrações do evento. Nesse quesito, existem duas linhas para se trabalhar: o preparo das pessoas que vão ministrar as palestras e apresentações e as ferramentas de interação que a plataforma escolhida para transmitir o evento oferece.

O preparo das pessoas é importante porque uma coisa é ministrar uma palestra para um auditório, outra é ministrar para uma audiência virtual durante uma transmissão ao vivo. Existem particularidades que devem ser levadas em consideração e que afetam a maneira como o conteúdo da palestra ou apresentação será trabalhado pela pessoa ministrando e recebido pela audiência que estiver assistindo.

Pessoa apresentando durante transmissão ao vivo
Ministrar apresentações para transmissões ao vivo é diferente de apresentar para auditórios.

Já a função das ferramentas usadas é a de prender a atenção do público, mantendo-o focado no conteúdo transmitido pela maior quantidade de tempo possível. No caso de palestras e apresentações, separar momentos para responder perguntas no chat, fazer enquetes e até aplicar quizzes são boas pedidas para manter as pessoas atentas. O ideal é que esses momentos aconteçam a cada 10 minutos. Outra possibilidade é pedir para que o público crie algo durante a apresentação, como numa espécie de exercício.

O design das apresentações também é importante. Isso porque slides que funcionariam para telões de auditório podem não funcionar tão bem nas telas dos computadores e smartphones por onde o público estará acompanhando o evento. É preciso levar isso em consideração na hora de trabalhar com os recursos audiovisuais.

Outro recurso que ajuda a manter o público atento é ter um moderador que interaja com a pessoa que estiver ministrando a palestra ou apresentação. E se o evento virtual for de grande escala, esse moderador precisa ser profissional, de preferência com experiência em televisão. Esses profissionais estão mais acostumados a lidarem com problemas técnicos e com a audiência ao mesmo tempo.

O engajamento não acontece apenas entre as atrações do evento virtual e o público. Também faz parte do engajamento a maneira como o próprio público interage entre si durante as atrações (e entre elas). Por isso, é bom considerar ferramentas que permitem essa interação. O Online EventPro, por exemplo, oferece opções de networking que, por meio de uma inteligência artificial, cria uma espécie de match entre participantes do evento que possam ter interesses em comum.

O objetivo principal tem que ser sempre planejar um evento bom e coerente e manter sua audiência presente nele. Mesmo que virtualmente.

Fonte: Venture Beat

Adicionar Comentário

Clique aqui para postar um comentário